過去，小企業主被迫從他們的電話供應商處租用或購買固定電話，才能使用正常的電話線。對于希望在定價、功能和靈活性方面有更多選擇的企業來說，這是一個昂貴且有限制的選擇。使用虛擬電話系統，情況就不再如此。
虛擬電話系統是改善業務的一種經濟實惠的方式，它可以提供許多好處，例如提高生產力、節省成本和增強客戶服務。本文將討論什么是虛擬電話系統，以及企業應該投資虛擬電話系統的一些主要原因。
什么是虛擬電話系統？
虛擬電話系統是一種基于云的商務電話服務，可在 Internet 上運行。它通過您的路由器連接，不依賴于傳統的固定電話服務。呼叫通過 VoIP 傳輸，VoIP 是一種用于提供語音通信的互聯網協議。這使您可以在沒有固定電話或本地電話服務的情況下撥打和接聽電話。
此外，它能夠在任何有互聯網連接的地方提供虛擬電話服務。這意味著您的企業可以擁有多個幾乎遍布全球的分機。借助軟電話應用程序，可以為所有類型的互聯網連接設備（如臺式機、筆記本電腦、平板電腦和智能手機）上的商務電話設置虛擬電話系統。
虛擬電話系統如何工作？
虛擬電話系統通過使用VoIP（互聯網協議語音）將您的電話系統與外界連接起來。VoIP 是一種通過互聯網連接傳輸的低成本、高質量語音通信協議。VoIP 通過 IP 網絡將模擬信號作為數字數據包發送。由于這些數據包以數字方式而非模擬方式傳輸，因此它們為常規電話服務提供了多項優勢。例如，由于 VoIP 通過互聯網傳送電話，它使公司能夠撥打國際電話而無需增加成本或每月支付大筆賬單。VoIP 服務還提供比傳統電話線更好的語音壓縮和糾錯功能，從而使通話更加清晰。
使用虛擬電話系統的優勢
每個小企業都應該考慮使用虛擬電話服務而不是傳統的硬件電話，原因有很多。一些最大的好處包括：
易于上手
虛擬電話服務易于注冊并且可以快速設置，這意味著您無需等待數天或數周即可讓您的商務電話系統全面運行。無需學習復雜的技術知識，與當今大多數基于在線的平臺一樣，所使用的界面直觀且用戶友好。
當您接到呼入電話時，電話系統將查看您的帳戶信息以確定應將電話轉接至何處。然后它將其轉發到與您的業務相關的虛擬號碼或手機。
撥出電話同樣簡單。您可以使用計算機或移動設備上的應用程序撥出電話。只需撥打號碼，接聽電話或使用耳機進行免提通話即可。
節省成本
企業轉向虛擬電話服務的主要原因之一是它們的成本遠低于傳統的硬件電話。由于虛擬電話可在您現有的互聯網連接上工作，因此撥打商務電話更加經濟實惠。
虛擬電話系統服務根據您的業務需求和預算提供不同的計劃；您可以根據自己的情況選擇最佳計劃。可以設置虛擬系統以非常低的成本提供免費電話號碼或本地虛榮號碼。
此外，您可能會發現與購買硬件電話相關的隱藏成本，例如安裝費、每月設備租賃費或服務費。虛擬電話系統沒有安裝成本，硬件是可選的，例如，如果您想投資 IP 電話。
在任何地點工作
遠程工作不再是特權，而是許多企業的必需品；使用這種類型的業務系統意味著我們不再被固定在桌面電話上。
虛擬電話提供了在任何有互聯網的地方都可以攜帶和使用的便利，這消除了當您不在辦公室或遠程工作時無法接聽電話的問題。這使得配備遠程工作人員或遠程辦公人員的組織能夠提供一致的覆蓋范圍，即使員工在家工作也是如此。由于虛擬電話可以在網絡上運行，因此可以通過移動應用程序訪問它們，這樣即使您不在計算機、辦公室電話旁或工作時間以外，也可以處理業務事務。
這也使得從比以前更廣泛的人才庫中雇用工人變得更加容易，因為他們不再需要位于特定的物理位置以成為您團隊的一部分。
擺脫硬件束縛
企業在購買和維護硬件電話時遇到的一個問題是它們很快就會過時。您無需擔心這一點，因為虛擬電話系統在線，并且可以通過軟件更新進行修改，而不必每次技術進步時都購買新設備。云技術使您能夠通過添加更多用戶、更改分機等方式即時升級或修改您的商務電話系統。
與大多數設備兼容
隨著 BYOD（自帶設備）的興起，員工使用自己的智能手機、平板電腦和筆記本電腦來完成工作，任何商務電話系統都必須與大多數設備兼容。虛擬電話適用于所有類型的設備，包括 PC、Mac、Android、iPhone 等。
提高企業生產力
由于虛擬電話系統比舊的商務電話更有效，因此可以簡化通信并提高工作效率。所提供的高級功能可以改善您開展業務的方式。
例如，許多提供商提供不同的呼叫路由功能，允許將來電呼叫轉移到任何可能的位置，無論是現有的固定電話號碼還是手機。這使您的團隊可以回答客戶的問題，而不管他們身在何處。
此外，有了基于云的電話系統，不再需要復雜的集成過程，因為您的所有通信工具都可以在一個屋檐下無縫協同工作。
改善團隊協作
虛擬電話服務具有多種應用程序，例如會議功能，這使團隊可以更輕松地從不同位置相互協作。許多虛擬電話應用程序都包含視頻會議、屏幕共享和即時消息。
這些功能對于需要全天頻繁溝通的地理位置分散的團隊特別有用。例如，這些工具可以更輕松地為您的銷售部門主持電話會議或為您的團隊成員遠程舉辦培訓課程。
您的企業將顯得更加專業
對于新創業公司或創業者來說，在推銷投資者或客戶時并不總是很容易被認真對待。專業的電話系統可以為您的公司提供所需的動力，讓您邁出正確的一步。事實上，設計良好的商務電話系統將為您的公司提供與行業中更大的競爭對手競爭的信譽。您的企業將顯得更加專業和穩固，為新的商業機會打開大門——無論您的公司規模如何。隨著您的不斷發展，您的業務通信系統可以輕松擴展以適應您組織不斷變化的需求。
虛擬電話系統提供靈活性
如果非要用一個詞來概括虛擬電話系統的好處，那一定是“靈活性”。正如我們已經討論過的，它們消除了對物理工作地點的需求，可以帶到任何有互聯網連接的地方。對于使用多種設備進行業務通信的員工，它允許他們使用相同的業務電話號碼從手機無縫切換到筆記本電腦或任何其他設備。
此外，由于虛擬電話系統是基于網絡的，因此可以使用多種特性和功能對其進行定制。這使您的組織能夠構建解決方案來滿足您可能擁有的任何業務需求。
虛擬電話系統提供諸如呼叫轉移、交互式語音響應（IVR——當呼叫者到達系統中的特定點時播放錄制的消息）、自動總機、通話錄音、通話分析、電話會議等服務。總體而言，虛擬電話服務靈活且可定制，可以處理您的所有商務電話。
如何選擇最佳的虛擬商務電話系統
有這么多選擇，很難確定哪種虛擬電話系統最適合您的業務。這些是您在做出此決定時應考慮的一些注意事項。
包括哪些功能？
虛擬電話服務提供商的一大優點是，他們為所有類型的企業提供范圍廣泛的工具、特性和功能。也就是說，并不是每個人都需要立即獲得完整的功能集，這就是為什么在提交解決方案之前準確了解您所獲得的內容很重要。
例如，許多供應商允許他們的客戶從免費或低價套餐開始，這樣您就可以在不花大錢的情況下測試您的新業務通信系統。從那里開始，如果您發現自己隨著時間的推移使用了一些更高級的功能，公司通常會以最低的成本提供小的升級，因此您無需預先支付必要的費用。
一流的客戶支持
您不想冒險使用無法為您的業務提供卓越客戶支持的虛擬電話系統。這是一些供應商失敗而其他供應商真正大放異彩的領域。由于這些系統的特性和功能因供應商而異，因此并非所有解決方案都是一樣的。
值得慶幸的是，那些提供優質服務的公司通常會通過評論或口口相傳讓自己為人所知，因為隨著時間的推移，擁有優質產品和一流客戶服務的公司總會吸引更多客戶。
擴展能力
除了允許您快速添加新員工外，最好的供應商還可以讓您在業務需求發生變化時同樣快速地縮減規模。在一年中的繁忙時間（例如納稅季節或返校時間）擴大規模時，您應該能夠立即添加用戶。當不再需要它們時，您應該能夠輕松地降級您的計劃并從系統中刪除不需要的號碼。
成本是多少？
與任何業務費用一樣，找到最佳價值始終是重中之重。考慮到這一點，總會有公司以低于競爭對手的價格銷售虛擬電話，但如果仔細觀察，您會經常發現隱藏的費用或限制，這些費用或限制會大大降低系統的整體功能。
我們的建議？不要為了省錢而犧牲您的業務通信系統必須提供的一切。
傳統 PBX 與虛擬電話系統
傳統的 PBX（專用小交換機）電話系統雖然仍然是許多組織電話系統不可或缺的一部分，但正在變得過時。雖然一些公司可能選擇不升級他們的 PBX 電話系統，特別是如果他們在 PBX 電話系統上有相當大的投資，但其他公司決定轉而采用基于云的路線。
使用虛擬 PBX 電話系統，可以獲得優于傳統 PBX 的許多好處。其一，對于傳統的 PBX 電話系統，更改通常需要技術人員出來進行物理配置。但是對于虛擬電話系統，更改是使用軟件更新進行的。此外，如果傳統 PBX 電話系統的軟件或硬件出現問題，那么，就找人為您修復問題而言，您幾乎只能任由他們擺布。他們可能需要很長時間才能派人解決問題，同時企業通常必須想出周密的解決方法。
此外，傳統的 PBX 電話系統通常需要大量的硬件、軟件前期投資，甚至還需要支付技術人員來進行設置。基于云的解決方案成本要低得多，您唯一需要開始的是一臺連接到互聯網的設備，通過它可以撥打和接聽電話。
使用傳統的 PBX 電話系統，無法確切知道您每月的賬單是多少，而一些供應商聲稱他們有固定費率定價；這沒有考慮您可能在系統上使用的功能。無論您使用什么功能，托管 VoIP 解決方案的每月費用幾乎總是固定的。
