聯絡中心始終注意為員工配備足夠的軟件和相關工具，以幫助他們在工作中脫穎而出。然而，當需要為聯絡中心尋找新的軟件解決方案時，許多人并未將呼叫處理代碼視為高優先級軟件功能列表的一部分。這可能會成為代價高昂的疏忽，并且很容易影響聯絡中心的生產力、效率和客戶服務質量。
呼叫處理代碼，也稱為活動代碼，是應用于聯絡中心呼叫記錄的標簽，用于對呼叫進行分類或描述。這些代碼使聯絡中心代理能夠指示有關已處理呼叫的某些信息，例如：
- 通話類型
- 打電話的原因
- 通話結果
- 聯絡中心要求采取的行動
聯絡中心代理只需一點時間即可將呼叫處理代碼應用于呼叫記錄。此后，整個團隊都可以訪問有關通話的重要詳細信息。一旦座席完成接聽電話，處置窗口就會彈出。座席只需從列表或下拉菜單中選擇適當的處置代碼并將其應用于通話記錄。呼叫處理代碼是跟蹤客戶聯系歷史記錄和每個聯系進度的快捷方式。這種快速的數據積累過程還有助于聯絡中心經理做出明智的決策。
呼叫中心軟件通過自動化操作來節省座席的時間和精力
下面提到的是在聯絡中心使用呼叫處理代碼的 5 大好處。
1.毫不費力地將信息級聯到整個團隊
在聯絡中心，將呼叫結果通知所有相關方可能是一個乏味且耗時的過程。通常，代理會向同事發送電子郵件，與技術支持團隊進行聊天，或致電經理告知電話結果。使用呼叫處理代碼，可以避免這種繁瑣的做法，并且可以快速級聯信息。座席需要做的就是點擊鼠標選擇適當的處置代碼，并且呼叫會被標記為任何需要實時信息的人。
2.有效簡化后續流程
當座席完成一個需要其他座席或經理跟進的呼叫時，“需要跟進”的處置代碼可以幫助標記呼叫的狀態。如果代理需要捕獲有關通話記錄的更多詳細信息，他或她甚至可以添加一條簡短的注釋。下一個與聯系人交互的代理將看到代碼和注釋，并立即知道需要跟進客戶。因此，處置代碼使代理能夠簡化后續信息并以簡單、有效和快速的方式提醒隊友。
3.為即時客戶概覽分配自定義標簽
座席可以創建定制的呼叫處理代碼，以反映與整個團隊最相關的客戶數據。此類代碼可以幫助代理一目了然地識別客戶問題。通過查看聯系歷史記錄來全面了解客戶可以節省時間并使座席能夠以適當的方式與客戶打交道。這反過來又有助于提高聯絡中心提供的客戶服務質量。
4.輕松讓管理層了解情況
聯絡中心經理沒有時間去挖掘客戶的聯系歷史記錄并尋找重要呼叫的結果。使用呼叫處理代碼，可以有效地解決這個問題。管理人員只需看一眼應用于聯系人通話記錄的處理代碼，即可在幾秒鐘內輕松了解通話結果。呼叫處理代碼還可以幫助管理人員跟蹤他們最大的合作伙伴或最重要的客戶的呼叫記錄。
5.優化呼叫列表以保持 DNC 兼容
確保聯絡中心保持 DNC（請勿來電）合規性可能是一項具有挑戰性且耗時的任務。使用呼叫處理代碼可以使此過程更容易和更快。呼叫處理代碼使座席能夠將每個代碼標記為 - 斷開連接、無效號碼、忙音、傳真機、請求不聯系、不正確的號碼等。座席可以從活動列表中刪除此類號碼，并使用聯絡中心軟件為自己保存發送活動廣告和更新這些數字所需的時間和精力。因此，通過使用處置代碼優化呼叫列表有助于聯絡中心輕松保持 DNC 投訴。
